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Organized with Colorful Productividad

5 maneras de organizar proyectos en Asana

August 2, 2020
5 maneras de organizar proyectos en Asana

Bueno si me siguen hace un tiempo ya me deben haber escuchado hablar en otras publicaciones sobre la plataforma Trello, la cual estuve utilizando justo hasta finales del 2019. Es una plataforma muy buena que me ayudo muchísimo a organizarme pero yo sentía que visualmente algo me estaba faltando, y en la búsqueda de eso que me faltaba encontré la plataforma de manejo de proyectos ASANA, y boom cambió mi vida. 😂

 

¿Qué pasaba? Con el tiempo descubrí que yo soy más de ver mis tareas por lista, es como a mi me funciona para tener mejor visibilidad y sentir esa sensación de esto va primero, esto va después y marcar lo que ya había terminado. Además quería poder ver un calendario más llamativo en cuanto a colores y organización y eso sin duda lo puedo hacer en Asana. Además de muchas otras cosas que tiene Asana que definitivamente me funcionan.

 

Vamos a comenzar por explicar un poquito….

¿Qué es Asana? Asana es una herramienta o plataforma (para mi la mejor) que te permite gestionar o manejar proyectos. Permite que los equipos (o teams como le llaman en la plataforma) compartir, planificar, organizar y monitorear el progreso de las tareas en las que cada persona está trabajando. 

TIP: Si quieres tener los “TEAMS” en Asana (yo los tengo y si quieren luego les hablo más a profundidad de cómo los utilizo aún siendo yo solita en mis proyectos, solo tengo a mis clientes) debes crear tu cuenta con un email comercial. Si tienes un website con tu propio domain (tu .com) puedes crear un email comercial y utilizar ese para crear la cuenta de Asana. Al hacerlo con este email Asana entiende que trabajarás en equipo o con otras personas externas y te permite esa funcionalidad de teams. Si lo haces con una cuenta regular de gmail o hotmail, no tendrás esa opción.

 

¿Cuándo comencé a utilizar Asana? Justo comenzando el 2020, comencé a incorporar Asana en el manejo de mis proyectos, actualmente estoy corriendo toda la organización de mi estudio de diseño + los proyectos directamente con clientes a través de Asana. Sin duda esto ha cambiado completamente mi manera de organizarme y trabajar con clientes de una manera súper simple y todo un mismo lugar, que es lo que me encanta.

 

¿Cuáles son los beneficios de utilizar Asana? Comenzamos por decir que, ¡es gratis! (hay otras opciones de pago, pero esto depende el tamaño de tu equipo). El plan gratis te permite tener 15 miembros en tu equipo, hello eso está brutal. Es súper fácil de utilizar, la plataforma es bien limpia visualmente lo que ayuda a que no te sientas como abrumado con tanta cosa. La manera de asignar tareas es maravillosa y súper sencillo de hacer, te permite crear “tags” para que se te haga más fácil saber el estado de cada tarea, todo esto con colores bien bright y llamativos, en verdad tu lista será la más bella y colorida.

Además, que para mi es un súper PLUS Asana tiene un app, que puedes descargar en tu celular o iPad y manejar tus tareas si estás on the go. A mi me encanta esa opción, porque me ha pasado que no estoy en mi oficina, estoy afuera haciendo diligencias o cosas y clientes me han escrito y sin problema les respondo desde el celular o el iPad, es todo un éxito.

 

Es por eso que hoy quiero compartir con ustedes 5 maneras de organizar proyectos en Asana, desde proyectos personales, profesionales, organizar su contenido, su lista de tareas, su negocio, en fin, la realidad es que todo es posible de organizar en Asana, ¡y hay calendario! Me encanta demasiado el calendario, como pueden ver jajaja.

 

5 maneras de organizar proyectos en Asana

 

1. TO DO LIST (lista de tareas): una de las partes más básicas de organizarme siempre han sido los To Do lists, ya sea en libreta, en agenda o en post its. Como ya mi organización es casi un 100% digital y no utilizo papel, cuando encontré Asana y vi que su feature más popular es tener to do lists, me terminó de convencer. Me fascina como puedes tener un to do list súper organizado y por secciones, dependiendo las etapas del proyecto. Y no se queda ahí, si en tu caso trabajas con un equipo o como yo que trabajo con mis clientes, Asana te permite asignarle tareas a esas personas de tu equipo o personas externas con las que vayas a trabajar. Así que no solo tu tienes claro que te corresponde hacer, sino que los demás también podrán ver exactamente cuáles son sus tareas, además que puedes ponerle due dates (fechas para completarlas). De esa manera no solo sabes que tareas te corresponden sino para que fecha debes tenerla completada, y esto también lo puedes ver en la opción de calendario si eres como yo y te gusta tener el picture completo del mes y cómo voy con mis tareas.

Es bien sencillo cambiar un mismo proyecto a las diferentes opciones de List, Board o Calendar. Arriba en el menú están las opciones, con solo un clic ya se cambia.

 

Aquí les dejo un ejemplo de un TO DO LIST para proyecto (pasado) de branding con cliente:

 

5 maneras de organizar proyectos en Asana

 

Así se ve el mismo proyecto pero en la opción de BOARD:

5 maneras de organizar proyectos en Asana

 

Y por último el mismo proyecto nuevamente, pero como puedes verlo en el CALENDARIO:

5 maneras de organizar proyectos en Asana

 

 

2. PLANIFICAR TU SEMANA: Si a diferencia del to do list prefieres trabajar más con toda la semana, también lo puedes trabajar en Asana y en ese caso te recomiendo la opción de BOARDS, que a diferencia del to do list que vez todo en esa lista hacia abajo en boards lo vez todo hacia el lado bastante parecido a como visualmente se ve en Trello (la plataforma que utilizaba antes). En esta opción de boards para trabajar tu semana, puedes hacerlo organizando tareas que son recurrentes, como verificar y responder emails, reuniones con tu equipo o con clientes, escribir publicaciones para redes o blog, etc. Es una manera de tener toda tu semana muy visible y es cuestión de mover las tareas según las vayas completando. Claro, esto es solo una idea de cómo lo puedes hacer pero no te limites para nada, Asana es una plataforma que es muy de gustos y cada cual lo acomoda como mejor le funcione.

 

Así puede ser un ejemplo de como se vea tu semana en BOARD:

5 maneras de organizar proyectos en Asana

 

 

3. ORGANIZAR INFORMACIÓN DE TU NEGOCIO: Más que hablar de temas muy serios y complicados dentro de un negocio, en este punto me refiero más a tener todo lo relacionado a tu negocio en 1 solo lugar. ¿Por qué? Muchas veces tenemos los elementos o piezas que componen nuestro negocio todas regadas, la misión está escrita en un word, y la visión y los valores la tienes en un note, y así sucesivamente con todo lo demás. En este caso puedes tener un “proyecto” en Asana que sea simplemente para organizar todas esas cosas que componen tu negocio y tenerlas toda en un mismo lugar fácil de encontrar. ¿Qué puedes tener en ese board? Tu about me, misión, visión, valores, la información más relevante sobre tu cliente objetivo, tus logos, tus brand guidelines, etc. 

 

4. INFORMACIÓN DE TUS VENTAS: Esta es una parte súper importante que te ayuda a tener mejor visibilidad de que cosas estás haciendo para generar ventas. Aquí nuevamente recomiendo la opción de boards, ya que esa una manera muy visual que hace que ese proceso de ventas sea mucho más sencillo. Aquí puedes organizar cosas como, reuniones en llamada o físicas con potenciales clientes, enviar propuestas a clientes o a compañías para hacer colaboraciones, enviar facturas, todo lo que sea + a $$ dinero en tu negocio, proyecto o emprendimiento lo puedes poner en este board.

 

5. PROCESOS DE TRABAJO: Tener pasos y procesos definidos para las tareas recurrentes ese esencial, y es algo que hablo y promuevo todo el tiempo, necesitamos estructurar los procesos de trabajo para ser más productivos. Esto garantiza que a medida que tu equipo o proyecto crezca, todos estén en la misma página contigo aportando el mismo nivel de trabajo o servicio en cada parte de tu negocio. Yo sé que quizás no es la parte más divertida, tómate un tiempo de hacer un pequeño brainstorming sobre todo lo que realizas a diario, en la semana, al mes y al año. Entonces defines, ¿qué de todo eso necesita tener un proceso estructurado? y vas rompiéndolo (como yo digo) en diferentes grupos de tareas, créeme que ninguna tarea es demasiado pequeña cuando lo que buscamos es tratar de simplificar y organizar bien esos proceso de trabajo. Aquí incluye todo, desde proyectos personales hasta procesos de trabajo con clientes, esto yo lo hago y WOW es una “game changer” además de que el feedback de mis clientes siempre es súper positivo por lo organizada que soy con sus proyectos.

 

Cómo les dije anteriormente y cómo pueden ver con estas 5 maneras de organizar proyectos en Asana, las oportunidades en la plataforma son infinitas y te puedes organizar de una manera increíble. Si te tomas el tiempo de realmente ver y entender ¿qué necesita tu proyecto o negocio para estar mejor o más estructurado y organizado?, podrás crear una plan de organización en Asana que te ayuda a ahorrar mucho, mucho tiempo cada día, semana, mes y año. Yo estoy demasiado feliz de haber encontrado esta plataforma, no la cambio y se la recomiendo a todo el mundo.

 

Déjenme saber si les interesa que les hable más sobre la plataforma, cómo crear la cuenta, cómo utilizarla, cómo añadir personas al equipo o clientes a sus proyectos, etc. #OrganizedWithColorful