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8 tips para organizarte y ser más productivo

April 27, 2020
8 tips para organizarte y ser más productivo

Yo sé que en estos momentos, muchos de nosotros estamos trabajando desde casa y a veces puede ser un poco abrumador tener que hacer muchas cosas al a vez y perdemos el enfoque y con él la productividad. Es por eso que quiero compartir 8 tips para organizarte que me han ayudado en mi productividad diaria. Quiero compartirlos contigo por si alguno de estos tips de organización te gustan y los quieres poner en práctica.

Es muy importante para mi mencionar y establecer que la organización es algo bien personal y puede ser que los métodos que yo utilizo no van contigo y los que tú puedas usar no vayan conmigo. Lo importante es encontrar con que métodos de organización nos sentimos más cómodos y que de verdad nos ayuden a mantener todo en orden y realmente poder realizar nuestras metas con éxito.

 

8 tips para organizarte y ser más productivo

 

 

8 tips para organizarte y ser más productivo

 

#1: Dedícale tiempo a tu planificación

La parte más importante para ser más organizados es tomarnos un tiempo para sentarnos y crear un plan, escribir en una libreta o en un Google Doc (lo que prefieras) esas cosas que tienes que hacer y las que queremos hacer. No puedes vivir todo el tiempo solamente con tus metas diarias y que esa lista sea interminable, necesitas también enfocarte en tus metas más a largo plazo y ponerle límites de tiempo a cada una se esas tareas.

Debes elegir un día en la semana para organizarte, la realidad es que los domingos son el día ideal para esto ya que así puedes planificar la semana que sigue y esto te va a dar un mayor sentido de organización. Porque no solo estás pensando en el mañana, sino en el futuro, dándole prioridad a las tareas, evaluando como te fue la semana anterior y agregando nuevas tareas que vayan enfocadas en lograr tu big goal. Cuando tienes un plan todo es más fácil, créeme.

 

 

#2: Escribe tus tareas en una lista

Yo hago todo de manera digital, pero si tu prefieres una libreta hazlo como mejor te funcione. Una vez ese tiempo de planificación haya terminado, escribe todas y cada una de las tareas que tengas que hacer. Incluye en esta lista todas tus metas, algunas rutinas nuevas que quieras implementar, esas cosas que has ido posponiendo hace meses, esas tareas de tu trabajo que son obligatorias, si estás estudiando añade todo lo que tienes que hacer para tus clases, en fin todo lo que sea importante tener en esta lista, no importa si termina siendo muy larga. El que puedas escribirlo en papel o de manera digital es porque muchas veces nuestra memoria puede fallar y puedes olvidarlas, así que al tenerlas anotadas te aseguras que no olvidarlas, hacerlas todas y cumplir con fechas importantes.

Al escribir todo en una lista esto nos permite que luego podamos organizarlas por categorías para poder ir incluyéndolas en nuestro calendario, además de incluirlas en nuestro plan semanal. Hay muchas más probabilidades de que hagas todo lo que incluyas en esa lista en comparación a que solo dejes todo eso en tu cabeza y no le asignes tiempo para hacerlo. Algo que te puedo asegurar es que trabajarlo de esta manera ayuda muchísimo con el estrés o la ansiedad que te puede causar el tener cosas en el aire sin fechas, sin horas, sin prioridad, al tener todas tus cosas en calendario te vas a sentir mucho más tranquila.

 

 

#3: Las fechas importantes tienen que estar en tu calendario

Si quieres asegurarte de no olvidarte de NADA, lo primero que debes hacer es escribir todas, todas las fechas importantes en esa lista de la que hablábamos para que ninguna se te olvide. Utiliza los reminders de tu celular pata no olvidar nada y añádelas en tu calendario, esto debe ser lo primero que hagas. Todas esas fechas importantes, ya sean los días que tienes que hacer un pago, el día final de entregar un trabajo o presentación, día de examen, de reuniones o de citas. Incluye viajes familiares, cumpleaños, en fin todo lo que sea importante, es clave que tengas todo esto anotado en tu calendario porque te permite ver que tiempo te queda libre o saber en que momentos no estarás disponible para trabajar porque o estarás de viaje o estarás ocupado pasando tiempo con tu familia.

 

 

#4: Crea un sistema de organización que te guste y que sea fácil de implementar

Hay muchísimas herramientas para organizarte, ya sea libretas, agendas, los famosos bullet journals, pizarras o en el mundo digital, apps, plataformas, calendarios etc. De todo el mundo de opciones que existen escoge las que más te gusten y decide que uso le darás a cada una de ellas. Lo más importante aquí es que sea cual sea los que elijas, tienes que estar claro en para que usarás cada uno y que ese uso no de duplique entre ellos, no queremos perder tiempo, aquí el tiempo es lo más valioso.

Ejemplo: Si decides utilizar Google Calendars, este debe ser tu calendario principal en el que vas a escribir todas tus fechas importantes. Por favor, no pongas fechas en Google Calendars y otras fechas en el iCal del iPhone y otras fechas en una agenda. No, no, necesitas elegir 1 solo calendario que sea el que utilices para todas esas fechas. El tener 3 o 4 calendarios diferentes te puede hacer olvidar alguna fecha y eso nadie lo quiere.

Mi mayor consejo es que de verdad no te compliques la existencia, escoge esas herramientas clave, asegúrate de asignarle esa función única que tendrá en tu método de organización y manténte firme con esas para que no tengas información regada por todas partes.

 

 

#5: Aplica la técnica del “Time Blocking” (bloques de tiempo)

La idea con esta técnica es que el uso de tu tiempo sea más efectivo e inteligente. Es importante que podamos organizar nuestros días por bloques de tiempo e ir designando esos tiempos a tus tareas.

Lo que se recomienda para trabajar mejor y ahorrar tiempo es que organices tus tareas por las que sean similares. Por ejemplo, todas las tareas que tengan que ver con redactar textos son perfectas hacerlas todas en un bloque de tiempo, así puedes adelantar un montón y te mueves a las otras tareas que sean similares.

Yo por ejemplo cuando voy a escribir los captions (textos) para mis posts en Instagram y Facebook, me siento y los hago todos corridos, y wow ustedes no entienden lo eficiente que es trabajarlo de esa manera, ya te sacas eso de encima. En vez de hacer estos “captions” uno por día durante la semana, los hago todos un mismo día y al día siguiente me enfoco en otra cosa.

Yo utilizo Google Calendar para manejar mis bloques de tiempo, y me encanta todo se ve súper chulo y bien colorido. La realidad es que hacer esta técnica tiene muchos beneficios para la organización y de verdad ayuda en el proceso. Hice un video explicando exactamente como trabajo mis bloques de tiempo en Google Calendar, aquí lo pueden ver.

 

 

 

#6: Las tareas más importantes van primero, sí o sí

Uno de los problemas principales al momento de organizarnos es que no somos realistas y nos ponemos demasiadas tareas como si tuviéramos súper poderes y tampoco le ponemos tiempos reales a las cosas. Por eso el tema del “time blocking” del que les estaba hablando antes es clave para poder tener claros nuestros horarios o tiempo para cada actividad o tarea que tenemos en el día. Lo que no se pudo terminar, se pasa para el otro día, no hay problema con eso, no se va a acabar el mundo.

Para estar súper seguros de que podamos cumplir con las tareas que son importantes y dejar de seguir atrasándolas, tenemos que asegurarnos de ponerlas en calendario en las primeras horas del día. Mi recomendación es que selecciones 3 tareas importantes que no importa que, tienes que hacerla, sino sabes que al no hacer te puede ir mal y no queremos eso. Luego de que ya tengas esas top 3 tareas importantes comenzando el día, entonces vas poniendo en calendario esas tareas como secundarias que si alguna se quedara para el próximo día no pasa nada, no se acaba el mundo.

 

 

#7: Planifica tu próximo día la noche antes

La realidad es que el poder comenzar tu día bien organizado, teniendo todo en orden y saber que cosas tienes que hacer es lo mejor y te ayuda a no perder tiempo. Ya sabes todo lo que tienes que hacer, tienes tus tareas importantes bien presentes al comenzar el día y todo lo que te resta hacer, la sensación de organización está brutal, es lo mejor del mundo.

 

 

#8: Evalúa siempre tus semanas

Es súper importante que podamos dedicar un día para revisar y evaluar cómo fue nuestra semana, que hicimos bien y que no hicimos tan bien (o sea malito), además de que cosas podemos mejorar. Saber esos errores que cometimos que sin duda debemos evitar la próxima semana, además no todo es malo, también debemos celebrarnos y reconocer nuestros mejores logros y darnos apoyo nosotros mismos, sino ¿quién?. Este momento es muy bueno para que puedas repensar esas metas, entender si vas por el camino correcto, como poder cumplirlas y que cosas hacer para ser más eficiente la próxima semana.

 

He llegado al final y espero que estos 8 tips para organizarte y ser más productivo te hayan gustado y estés ready para ponerlos en práctica, créeme tu vida será mejor y me lo agradecerás. Un abrazo gigante, los quiero y nos vemos luego. 💛

8 tips para organizarte