¿Cómo integrar plataformas digitales a tu organización?, ¿te haz hecho esta pregunta? Pues, hoy tenemos la respuesta. Llegó el momento de otra publicación para nuestra serie #OrganizedWithColorful, dedicada a la organización, uno de nuestros temas favoritos. Como saben hemos hecho varias publicaciones a cerca de la organización y la planificación, si aún no han visto estas publicaciones anteriores pueden hacer clic aquí para verlas. Sin duda estas publicaciones les ayudarán muchísimo en todo lo que tiene que ver con mejorar su organización, sacarle el máximo a su tiempo y establecer metas reales y lograrlas.

Una de las preguntas que recibimos muy a menudo es ¿cómo nos organizamos? ¿cómo planificamos nuestro contenido? ¿cómo nos mantenemos enfocadas dentro de tantas cosas que hacer? Pues, la respuesta es muy sencilla, hemos creado un sistema y hemos encontrado un balance entre los tradicional (agendas, planners, libretas) y lo digital (apps, plataformas digitales, notas en el celular). La realidad es que pensamos que encontrar la armonía y unión entre esos dos mundos es lo mejor para la organización. Tenemos que ser realistas y bien sinceros con nosotros mismos, el mundo digital ha llegado para quedarse y sin duda muchos de nosotros ya estamos acostumbrados a el por el hecho de que siempre andamos con el celular o computadora para todos lados y ya es una herramienta que es parte de nosotros, muchas veces sin ellos no somos nada. Al igual que muchos aún siguen con sus agendas físicas, siempre tiene algún app en su celular que los ayuda también a mantenerse organizados y ON TOP OF THINGS.

Es por eso que en la publicación de hoy para nuestra serie #OrganizedWithColorful, queremos hablarles de cómo integrar plataformas digitales a tu organización y que puedas entonces combinar esto con tu agenda y llevar tu organización y planificación a OTRO NIVEL. Vamos a compartir con ustedes 4 herramientas que utilizamos a diario, literalmente todos los días para mantenernos siempre en control de todo lo que tenemos que hacer. Hay muchas otras plataformas que igual funcionan para la organización pero, estas son las plataformas que a nosotras nos han funcionado, en las que creemos y nos gustan mucho y por eso son las que estaremos compatiendo con ustedes. No queremos mencionarles cualquiera solo por tener algo que decir sin haberlas utilizado, estas son the best en nuestra experiencia y queremos que ustedes las conozcan y las comiencen a utilizar.

 

 

Cómo integrar plataformas digitales a tu organización

 

TRELLO

Este es el baby de los babies, por eso comenzamos con él. Esta plataforma lleva un tiempo ya en funciones pero la realidad nunca habiamos conocido sobre ella hasta que nuestra amiga bella Marii Nieves habló sobre ella en la página de Facebook de su “lounge” como ella le llama, pueden verlo aquí. Ese día tuvimos mucha curiosidad sobre la plataforma, hablamos con ella para que nos explicara un poquito sobre lo que era y boom, inmediatamente hicimos la cuenta y comenzamos a explorar la plataforma. Hacía un tiempo estabamos buscando algo muy parecido a esto para poder organizar nuestras ideas, nuestros to do’s y poder ir viendo el progreso de todo lo que estabamos haciendo, de verdad esto llegó del cielo.

 

 

Básicamente esta plataforma lo que te permite es crear “cards” o tarjetas por cada cosa, proyecto, idea que tengas que llevar a cabo. Estas tarjetas se colocan en columnas según el proceso que conlleva realizar la tarea. Por ejemplo, nosotras tenemos varias columnas:

• La primera columna es de IDEAS DE CONTENIDO: ahí hacemos diferentes “cards” uno por cada idea que tenemos para futuras publicaciones. Siempre los dejamos en esa columna hasta que ya vayamos a comenzar a trabajar con la publicación y entonces movemos ese “card” a nuestra próxima columna que es PIPELINE.
• La segunda columna es el PIPELINE: en esta columna vamos moviendo los “cards” con los que vayamos a trabajar y así vemos un mejor “picture” de lo que tenemos corriendo. Dentro de cada “card” que ya está en la columna de PIPELINE le ponemos las cosas que necesitamos hacer para que esa idea se complete. Ejemplo: escribir el post, tomar las fotos, escribir el texto para las publicaciones en las redes sociales, etc. Ahí debes poner todo, todo lo necesario para completar esa publicación y cada uno tiene su check mark, que mientras lo vas haciendo lo vas marcando, eso es lo mejor de todo porque es una manera muy visual y fácil de ver lo que hiciste y lo que te falta. Dentro de cada “card” puedes usar lo que llaman “labels” a nosotras esto es algo que nos encanta porque diferencia cada “card” y puedes crear “lables” de lo que quieras, del tema de la publicación, de si estás completado si está en proceso, etc. Así al poner los “labels” como tienen diferentes colores cuando ves los “cards” puedes saber en que estado está cada uno.
• Las siguientes columnas son los 12 meses del año: luego de la columna de pipeline en adelante todas son de cada uno de los meses, así luego de que ya hayamos terminado nuestro “card” en el pipeline con todas sus partes terminadas, ya publicado en el blog y en las redes sociales, lo que hacemos es que movemos ese “card” a la columna que le corresponda según el mes que haya publicado. Así igual tenemos una imagen más clara de cuantas publicaciones tuvimos por mes y no tenemos que ir al blog a contarlas sino que ya las tenemos ahí súper fácil de verlo todo.

En adición se pueden hacer “cards” de otras cosas como to do’s, enviar emails, responder comentarios, son cosas que parecen sencillas pero que muchas veces si no las tenemos visibles o que nos recueden hacerlas se nos pueden olvidar. Tu puedes montar tu Trello Board como mejor te funcione, este ejemplo que compartimos arriba es como nosotras lo utilizamos para que nos funcione con nuestro estilo, pero es una plataforma que te permite personalizar tu board completamente a tu estilo y gusto. Esta plataforma es ideal para proyectos que sabes que tienen varios pasos o etapas para llevarlo a cabo, en el las puedes desglozar todas ver el big picture y entonces comenzar a trabajar paso a paso para hacerlo realidad. Honestamente es una plataforma que AMAMOS, real y genuinamente y nos ha ayudado increíblemente en el proceso de la creación de contenido, organización y planificación de todo lo que es Colorful Disaster y The Colorful Podcast. PLUS: Esta plataforma tiene un app para el celular, que si estás on the go sin la computadora puedes verificarlo fácilmente desde tu celular.

 

EVERNOTE

Los notes son otra cosa con esta plataforma, desde que comenzamos a utilizarla literalmente vivimos en ella. Lo mejor que puede tener un app para escribir notas, es que si escribes aldo desde el ecelular también lo puedas ver en la computadora, y SÍ esto lo puedes hacer con Evernote, BEAUTIFUL! Uno de nuestros issues con los notes clásicos del celular era que pasábamos doble trabajo porque lo teníamos en el celular pero después lo necesitábamos en la computadora, entonces teníamos que darle copy & paste y enviarlo por email para entonces cogerlo en la computadora, pues ya NO MORE. Ahora cuando estamos en cualquier lugar y tenemos que escribir algo importante, abrimos Evernote escribimos todo y cuando llegamos a la computadora a seguir trabajando ya lo tenemos ahí, so easy.

 

 

Además, algo que nos encanta de este app es lo lindo que puedes hacer las notas, puedes ponerle:

• Los colores que quieras al texto
• Usar tipografías diferentes, cambiarle el tamaño, ponerla bold, italica o subrayada
• Puedes resaltar textos utilizando la opción de “highlight”, esto nos encanta porque literal es como pintar tu libreta con un “highlighter” 😂
• Te permite poner líneas para separar textos
• Te permite hacer “notebooks” y dentro entonces crear tus notas, así lo puedes organizar mejor por temas
• Puedes crear bullets, listas con números y hasta listas con check marks *AWESOME*
• Alinear el texto como desees, si hacia la izquierda, derecha o centralizado
• Te permite grabar un audio y guardarlo en ese note como una referencia
• Grabar un video o subir una imagen
• Añadir reminders a las notas
• Puedes crear “tags” con palabras clave para encontrar tus notas más fácil y rápido
• Puedes grabar esa nota en formato .PDF
• Compartir la nota con otra persona con un sencillo botón de “SHARE“

¿Qué más le podemos pedir a una aplicación de notas? Es increíble todos los features que tiene este app, honestamente lo amamos. Es súper completa y con todo lo que te permite hacer puedes crear unas notas brutales, que sean fáciles de entender y súper completas. La aplicación tiene muchos otros features, varios de los mencionados solo se pueden utilizar en la versión pagada, nosotras utilizamos la versión pagada para poder sacarle más provecho y honestamente es un costo $ súper accesible, que te permite hacer muchas, muchas cosas.

 

GOOGLE DRIVE

Esta plataforma es una de las primeras que utilizamos cuando comenzamos con el blog, en busca de poder organizarnos. Aquí tenemos varios folders creados para mantener nuestros documentos bien organizados por año y por tema. Algunos de nuestros folders son: contabilidad, propuestas, calendarios, media kit, entre otros. Así dentro de cada uno luego organizamos nuestros documentos, como trabajamos colaboraciones con marcas nos gusta tener todo bien estructurado para que en el momento de implementar se nos haga mucho más fácil el proceso, así que tenemos calendarios en donde mantenemos un log de todo lo que publicamos en las redes sociales + el blog para también al final del mes ver el big picture de todos esos días y estudiar lo que hicimos. La organización y planificación para nosotras de verdad es un big thing, porque en todos estos años que llevamos con el blog nos hemos dado cuenta de que sin este sistema y la organización que tenemos no lo hubieramos logrado y estariamos all over the place con un súper struggle en saber y entender como manejar las cosas.

 

 

Además de trabajar con calendarios y tener nuestros documentos como el media kit en Google Drive, sin duda es una manera fácil de compartirlo con los clientes que lo soliciten también manejamos nuestros gastos del blog con las hojas de cálculo, lo que sería como un Excel. Estos nos ha ayudado increíblemente para tener nuestros gastos súper organizados (porque sí, un blog si tiene gastos) y al final del año cuando tenemos que llenar planillas nos facilita la vida en cantidad. Además cuando trabajamos colaboraciones con marcas tenemos otra hoja de cálculo en donde tenemos desglozadas todas las iniciativas con sus totales $$ y vemos al final también cuanto $ obtuvimos a través de esas colaboraciones. Como hemos mencionado anteriormente hay dos cosas importantes, ver el micro y el macro, es bueno que vayas mes a mes viendo todo lo que tienes desde publicaciones, gastos, colaboraciones etc, pero súper importante también es ver el macro, cuando puedes verlo cada 3 meses o al final del año.

Manejar un blog no es fácil, porque no es solo crear contenido, publicarlo y ya. Detrás de todo esto hay un trabajo que no termina y un sistema bien complejo para que todo funcione, gracias a plataformas como estas que estamos mencionando hoy es que nosotras hemos podido crear este sistema que no saben como nos ha ayudado a mantener todo en su sitio y en control, porque miren que hay trabajo de verdad manejando todo esto + el podcast que también implementamos el mismo sistema para estar organizadas.

Como parte de nuestra manera de trabajar y ofrecer cosas diferentes a nuestra audiencia, nos gusta hacer muchas encuestas para saber su opinión o necesidad, esta es otra característica que tiene Google Drive, la opción de hacer encuestas súper fáciles de montar e igualmente fáciles de completar para las personas. Esto es un punto súper importante, porque cuando son cosas complicadas las personas lo verán y no tendrán ganas de llenarla.

Además de los calendarios, las hojas de cálculo y las encuestas, también puedes crear:

• Documentos sencillos, como propuestas, resumés, etc. (Ya tienen templates creados)
• Presentaciones (ya tienen templates creados)
• Hacer dibujos
• Y además puedes conectar otras aplicaciones, en la opción de “connect more applications”

Es tremenda opción para quiénes no tienen los famosos programas de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint), que puedan crear lo mismo pero con esta plataforma que además te permite compartir tus documentos súper fácil a través de email, y tener la oportunidad de hacer trabajos colaborativos porque todos podrán añadir, eliminar y/o comentar en tus proyectos. Lo mejor de todo es GRATIS, no hay excusa para comenzar a utilizarlo y mantener todo súper organizado. PLUS: Esta plataforma también tiene un app para el celular, en donde puedes ver todos tus documentos.

 

REMINDERS

¡Usa los reminders! Tenemos un app maravilloso (si tienes iPhone) llamado REMINDERS, que además muy convenientemente lo podemos usar en la computadora (si tienes MAC). OJO: Los reminders del celular no se sincronizan con la computadora, cada uno vive aparte. Pero that’s ok, porque los reminders que pongas en tu celular ya sabes que debes hacerlos estrategicos para que sean cosas que puedas hacer desde el celular, como: pagar el agua, pagar la luz, hacer una llamada, enviar un email, etc. Si lo utilizas en la computadora pues ya pueden ser cosas como: recordar terminar/enviar una presentación, terminar un calendario de contenido para una colaboración y enviarlo por email, recordar crear un anuncio en Facebook, etc. (Estos son ejemplos de nuestros reminders jaja). 😂

 

 

Ya que tenemos estas herramientas que nos ayudan literalmente a recordar todo lo que tenemos que hacer, hay que aprovecharlas y darle uso. Crear reminders de lo que sea, la idea es que no se te quede nada. Además, en el app de reminders también puedes crear listas, esto funciona cuando tenemos que salir a comprar algo y no queremos que nada se nos quede, tomemos 5 minutitos, hagamos la lista and we’re good to go.

Esto puede parecer algo sencillo, pero de verdad hace la diferencia. ¡Créanlo!

 

Hasta aquí, *woofff*. Esta publicación tiene bastante cuerpo, pero esa era la idea, que salgan de aquí con toda la información que necesitan para comenzar a organizar todo en su vida. La organización es súper importante y nos ayuda a tener todo en control, comiencen poco a poco si les parece que es too much, pero nuestro consejo #1 VAYAN CREANDO SU SISTEMA, tener esto es clave para que todo corra súper bien y smoothly, identifiquen que y como es que funcionan las cosas para ustedes, según su negocio, universidad, proyectos, necesidades, lo que sea que necesiten organizar. Hazlo hoy, comienza a incluir estas plataformas digitales a tu organización, y verás que los resultados serán súper positivos. Ya saben que cualquier duda o pregunta que tengan siempre estamos disponibles para ustedes a través de las redes sociales Facebook e Instagram.